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Numérisation de documents en masse – actes état civil et documents funéraires

Vous êtes nombreux à nous solliciter concernant le suivi de la numérisation des registres d’état civil mais également le suivi des documents en lien avec la gestion des cimetières. Aujourd’hui nous pouvons vous apporter des éléments plus concrets car le groupement de commandes mené avec 8 autres structures et le marché public mis en place par l’ALPI 40 ont été finalisés !

La numérisation des actes d’état civil.

Le marché public a été attribué à la société Numérize. Connue sur ce secteur d’activité, elle possède une grande expérience de la numérisation et de l’indexation des registres d’état civil.

Deux solutions émergent afin de vous proposer un compromis entre des tarifs bas et une démarche rapide et sécurisée qui pourront se réaliser au choix :

  • Sur un lieu centralisateur : Une salle sera dédiée sur une, voire plusieurs, journées définies afin d’assurer aux équipes du prestataire toutes les conditions pour numériser les registres. Le coût de la prestation sera donc de 0,50 € l’acte (peu importe le nombre de pages). La réglementation ne permet pas le déplacement des registres en dehors de l’enceinte de la mairie en dehors de cas exceptionnels validés par le procureur de la république. Ainsi, en amont du déplacement des registres, il sera nécessaire de réaliser une demande auprès du procureur du Tribunal judicaire d’Agen. Un rendez-vous précis sera fixé dans le but de numériser les registres.
  • Dans votre mairie: L’équipe du CDG vous communiquera une date (définie avec la société Numérize) pour venir directement dans votre mairie pour réaliser la mission. Pour cela, il sera nécessaire de prévoir un lieu et des moyens techniques précis (prise électrique, accessibilité…) au préalable. Dans le cadre de cette prestation, le coût de la prestation a été négocié à 0,60 € par acte (peu importe de nombre de pages).Le tarif est à 0,50 € pour les mairies de plus de 10 000 actes, cela même si la commune ne souhaite pas passer par un lieu centralisateur.

Ces deux façons de procéder, bien que différentes, seront dans les deux cas faites sous le contrôle d’une personne de votre collectivité. L’intégration des actes numérisés dans le logiciel d’état civil de la collectivité par le CDG 47 est proposé à titre gracieux après la réalisation d’une étude de faisabilité par le CDG 47.

L’ensembles des actes d’état civils seront indexés ce qui permettra une intégration des fichiers numérisés directement dans votre logiciel de gestion.

Malheureusement, cette prestation ne débutera pas avant la fin de l’année, mais nous avons besoin de vos retours avec une estimation de vos volumes d’actes à numériser dès la rentrée. Ceci nous permettra de pouvoir nous positionner rapidement sur le planning du prestataire dans le cadre du groupement de commandes.

La numérisation des documents funéraires.

Le marché public a été attribué à la société Logitud. Leur proposition est composée de deux formules auxquelles le CDG a associé une proposition pour compléter l’offre et pousser l’exploitation de ces données pour obtenir un outil complet et intuitif.

Cette prestation peut vous être proposée en réalisant une numérisation directement dans votre mairie ou sur un lieu centralisateur. À la suite d’un questionnaire de volumétrie, un rendez-vous sera fixé en accord avec le prestataire afin d’assurer la numérisation sous le contrôle d’une personne de votre collectivité.

Tarifs:

  • Numérisation : coût de 2,70€ par concession (+ option 2€)
  • Numérisation et indexation : coût de 3,10€ par concession
  • Numérisation et saisie des données : coût de 12,10€ par concession

Ce projet de numérisation de document peut, quant à lui, démarrer très rapidement. Si vous êtes intéressé nous vous invitons à vite prendre contact auprès des personnes identifiées ci-dessous pour en discuter.

En savoir plus

Enfin, nous vous rappelons que plusieurs dates de E-RDV vous sont proposées afin de répondre à vos questions et apporter toutes précisions ut

  • Mercredi 12 aout 2020 à 14h,
  • Vendredi 28 aout 2020 à 14h.

Vous pouvez vous inscrire par le biais de ce lien : https://bit.ly/2NQ2ksC

N’hésitez pas à prendre contact avec l’équipe en charge de ces projets pour tout renseignement.

  • Jean Philippe Crouzet : 05.53.48.00.78 ou jeanphilippe.crouzet@cdg47.fr
  • Cyrille Le Mevel : 05.53.48.98.09 ou cyrille.lemevel@cdg47.fr
  • Gaëlle Ladogne : 07.76.15.06.27 ou gaelle.ladogne@cdg47.fr
  • Léa Malteste : 05.53.48.00.83 ou lea.malteste@cdg47.fr

 

 

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