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La saisine par voie électronique, à quoi ça sert ?

Depuis le 7 novembre 2016, est entrée en application la réforme initiée en novembre 2014, permettant aux usagers de saisir les collectivités territoriales par voie électronique.

L’ordonnance n° 2014-1330 a posé le principe selon lequel :

"tout usager, dès lors qu'il s'est identifié auprès d'une autorité administrative, peut adresser par voie électronique à celle-ci une demande, une déclaration, un document ou une information, ou lui répondre par la même voie".

Le même texte précise que, logiquement, les autorités administratives doivent mettre en place "un ou plusieurs téléservices" afin que les usagers aient le droit de s’adresser à l’administration par voie électronique.

Pour les collectivités, deux décrets posent le cadre juridique :

  • Décret n°2016-1411 du 20 octobre 2016 relatif aux modalités de saisine de l’administration par voie électronique
  • Décret n°2016-1491 du 4 novembre 2016 relatif aux exceptions à l’application du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique concernant les démarches effectuées auprès des collectivités territoriales, de leurs établissements publics ou des établissements publics de coopération intercommunale

Ainsi les "téléservices" doivent être obligatoirement créés par les collectivités et peuvent prendre trois formes :

  • une téléprocédure,
  • une procédure de saisine électronique par formulaire de contact,
  • une adresse électronique destinée à recevoir les envois du public.

A minima, il devient donc obligatoire à ce jour, pour toutes les communes, de mettre à disposition du public une adresse mail.

Dans les plus petites communes en particulier, dont la mairie n’est souvent pas ouverte tous les jours, une réponse immédiate à tout mail est impossible. L’article L112-11 du Code des relations entre le public et l’administration dispose que :

"tout envoi à une administration par voie électronique (…) fait l'objet d'un accusé de réception électronique et, lorsque celui-ci n'est pas instantané, d'un accusé d'enregistrement électronique".

Pour ce qui est des délais imposables aux collectivités territoriales et EPCI, la règle est fixée dans le décret publié le 22 octobre : s’il s’agit d’un accusé d’enregistrement électronique, il doit être envoyé instantanément ou, "en cas d’impossibilité, dans un délai d’un jour ouvré à compter de la réception". L’accusé de réception électronique, lui, doit être envoyé "dans un délai de dix jours ouvrés à compter de la réception".
L’accusé de réception devra obligatoirement mentionner « la désignation du service chargé du dossier », ainsi que son adresse électronique ou postale et son numéro de téléphone. Elle devra aussi indiquer si la demande de l’usager est ou non soumise à la règle du "silence vaut accord", ainsi que la date à laquelle la demande "sera réputée acceptée ou rejetée".

Les décrets font les exceptions, c’est-à-dire les démarches qui ne peuvent pas faire l’objet d’une demande par voie électronique et doivent donc être effectuées, via un dossier papier. Certaines sont exclues à titre définitif (dérogations aux règles d’accessibilité, demande d’approbation d’un Ad’Ap (Agenda d’Accessibilité Programmé)…) ; d’autres à titre provisoire, pendant encore deux ans, c’est-à-dire jusqu’au 7 novembre 2018.

Ainsi, c’est pour cela que le CDG 47 a mis en place un portail départemental permettant la mise en œuvre des obligations de saisine par voie électronique pour les collectivités intéressées, alors même qu’elles ne disposent pas d’un site internet spécifique.

L’accès citoyen s’effectue via le lien suivant : https://cdg47.demarches.sictiam.fr/

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