Système d’information géographique
Depuis septembre 2011, le CDG 47 a créé un système d’information géographique départemental auquel ont recours plus de 200 collectivités. Afin d’étoffer la palette de services, il vous est proposé les prestations associées suivantes :
Information géographique dans le cadre de l’élaboration ou la modification d’un document d’urbanisme
L’objectif est de vous proposer des travaux de saisie et traitement de données géographiques liées aux documents d’urbanisme en vue de leur intégration dans le SIG, en collaboration avec l’assistant à maîtrise d’ouvrage.
Réalisation de plans
Certaines collectivités, notamment dans le cadre de la promotion du tourisme sur leurs territoires sont demandeuses de cartographie mentionnant les centres d’intérêts patrimoniaux, culturels, ou naturels. Il vous est proposé de réaliser une carte en lien avec vos demandes, intégrant une mise en forme. Après validation, une impression d’exemplaires sera réalisée par le CDG 47.
Intégration des documents d’urbanisme sur le portail national de l’urbanisme
En vertu de l’article L. 133-2, du code de l’urbanisme, et depuis le 1er janvier 2016, les communes ou leurs groupements compétents transmettent à l'Etat sous format électronique, au fur et à mesure des modifications de leurs dispositions, la version en vigueur des schémas de cohérence territoriale, des plans locaux d'urbanisme, des documents en tenant lieu et des cartes communales applicables sur leur territoire incluant les délibérations les ayant approuvés. Cette transmission nécessite des opérations préalables d’une grande technicité que le CDG 47 vous propose de réaliser pour votre compte.
Chaque demande fera l’objet d’un devis transmis à la collectivité avant toute réalisation, le tarif journée proposé étant de 360 €. Après validation de la proposition, une convention spécifique sera signée entre la collectivité et le CDG 47.
Saisine par voie électronique de l’administration
Depuis le 7 novembre dernier, est entrée en application la réforme initiée en novembre 2014, permettant aux usagers de saisir les collectivités territoriales par voie électronique. L’ordonnance n° 2014-1330 a posé le principe selon lequel « tout usager, dès lors qu'il s'est identifié auprès d'une autorité administrative, peut adresser par voie électronique à celle-ci une demande, une déclaration, un document ou une information, ou lui répondre par la même voie ». Le même texte précise que les autorités administratives doivent mettre en place « un ou plusieurs téléservices » afin que les usagers aient le droit de s’adresser à l’administration par voie électronique.
Pour les collectivités, deux décrets posent le cadre juridique :
- Décret n°2016-1411 du 20 octobre 2016 relatif aux modalités de saisine de l’administration par voie électronique
- Décret n°2016-1491 du 4 novembre 2016 relatif aux exceptions à l’application du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique concernant les démarches effectuées auprès des collectivités territoriales, de leurs établissements publics ou des établissements publics de coopération intercommunale
Ainsi les « téléservices » doivent être obligatoirement créés par les collectivités et peuvent prendre trois formes :
- une téléprocédure,
- une procédure de saisine électronique par formulaire de contact,
- « une adresse électronique destinée à recevoir les envois du public ».
A minima, il devient donc obligatoire pour toutes les communes de mettre à disposition du public une adresse courriel.
Pour ce qui est des délais imposables aux collectivités territoriales et EPCI, la règle est fixée dans le décret publié le 22 octobre : s’il s’agit d’un accusé d’enregistrement électronique, il doit être envoyé instantanément ou, « en cas d’impossibilité, dans un délai d’un jour ouvré à compter de la réception ». L’accusé de réception électronique, lui, doit être envoyé « dans un délai de dix jours ouvrés à compter de la réception ».
L’accusé de réception devra obligatoirement mentionner « la désignation du service chargé du dossier », ainsi que son adresse électronique ou postale et son numéro de téléphone. Elle devra aussi indiquer si la demande de l’usager est ou non soumise à la règle du « silence vaut accord », ainsi que la date à laquelle la demande « sera réputée acceptée ou rejetée ».
La solution de base offrira un portail départemental permettant la mise en œuvre des obligations de saisine par voie électronique pour les collectivités intéressées, alors même qu’elles ne disposent pas d’un site internet spécifique.
En complément à ces éléments, et afin d’assurer la sécurité des demandes reçues par la collectivité, il sera proposé de mettre en place une adresse mail spécifique et sécurisé aux collectivités adhérentes.
Afin d’aider les collectivités à la mise en place de cet outil, une journée de formation sera réalisée.
Il vous est proposé une cotisation annuelle liée à la strate de votre collectivité, permettant l’accès au portail, ainsi qu’à une éventuelle intégration sur un site internet. Les prestations d’adresse mail dédiée, et de formation seront facturées de manière spécifique. Le modèle de convention est disponible en téléchargement.
Sites Internet clé en main
Le Conseil d’administration a décidé d’élargir l’offre site Internet « clé en main » à l’ensemble des collectivités, et non plus seulement à celles n’atteignant pas le seuil de 500 habitants.
Il vous est proposé :
- une prestation de base comprenant cinq rubriques complétées à partir d'un questionnaire (4 déjà existantes : Découvrir / L’équipe municipale / Informations pratiques / Les services de proximité, et une nouvelle : Publications budgétaires), une page Accueil et une page Contact ; avec possibilité d’ajouter des rubriques en fonction des besoins de la collectivité (15 € par rubrique supplémentaire) ;
- une augmentation de l’espace d’hébergement de 20 Mo à 2 Go.
La collectivité adhérente versera une cotisation annuelle de 300 € à la mise en place du site internet « clé en main ». Une cotisation annuelle de maintenance de 150 € sera due à compter de l’année suivante et ce quel que soit le nombre de rubriques mises en place.
Est aussi intégrée dans cette convention la possibilité d’acquérir une adresse mail liée au nom de domaine : 15 € par an et par adresse.
Enfin, pour les collectivités qui souhaiteraient être davantage actives dans le contenu de leur site internet, nous intégrons la possibilité de gérer ses actualités et une partie du contenu du site, sous réserve d’avoir suivi la formation d’un montant de 150 € pour la journée.
Le modèle de convention est disponible sur notre page Conventions et tarifs des Services Internet.
Sauvegarde déportée
Il a été décidé de se doter d’un nouvel outil en matière de sauvegarde des documents intégrant un dispositif optimisé et permettant une autorisation des procédures, et ce dans un triple objectif :
- limiter le risque de perte de données pour les collectivités
- mettre en place un modèle économique équilibré
- définir les responsabilités de chacun
Par ailleurs, il est proposé de davantage accompagner les collectivités adhérentes dans la mise en œuvre d’une sauvegarde déportée, mais également de les sensibiliser à la mise en place d’une politique de sécurité des données par le biais d’une formation/audit matérialisée par un déplacement en collectivité sur la base d’une demi-journée :
- Etat des lieux des moyens de protection des données de la collectivité
- Mise en œuvre de la solution de sauvegarde déportée avec l’établissement d’un plan de sauvegarde
- Conseils et bonnes pratiques
Ces éléments devront être obligatoirement réalisés par la collectivité avant la mise en place de la solution de sauvegarde externalisée afin d’appréhender au mieux les besoins et les caractéristiques de la collectivité et de sécuriser la démarche du CDG47.
Il est proposé que le coût de cet accompagnement soit divisé par deux pour les collectivités actuellement adhérentes.
Il est enfin apparu opportun de revoir l’équilibre économique global de la prestation. En effet, le constat a été fait qu’il n’y a pas forcément de corrélation entre la taille de la collectivité et le volume de données stockées. A compter du 1er janvier 2017, les prestations de sauvegarde des données bureautiques et métiers sont fusionnées, et se voient enrichies d’éléments complémentaires. La fourniture d’antivirus reste également différenciée avec plus de souplesse dans la commande de ces derniers.
Retrouvez le service dans notre rubrique Sécurité du système d'information.
Pôle informatique :
Le déploiement de logiciels métiers dans des collectivités nécessite un accompagnement important en amont et en aval de la formation au logiciel métier.
Le besoin est encore accru si la collectivité se dote de moyens informatiques (tablette, scanner) de collecte d’informations (sur les présences, la télé-relève de compteurs d’eau, …) et de moyens électroniques de paiement (TIPI, prélèvement, …).
La bonne marche du projet demande un investissement très conséquent en temps pour le technicien du CDG (recueil des besoins auprès de la collectivité, à distance ou sur site, analyse des grilles tarifaires et des solutions de collecte, réalisation d’une maquette sur le logiciel métier et les outils de collecte, rédaction d’un dossier de paramétrage, recette de la solution, contrôle de l’adéquation après mise en production).
Cette prestation lourde doit faire l’objet d’une facturation au temps passé. Toutefois, la convention prévoit uniquement des prestations de formation et de conseil en équipement. Aussi, une nouvelle prestation a été introduite dans la convention. Les tarifs sont alignés sur ceux des prestations existantes - formation sur site et conseil en équipement.
Le conseil en équipement est déjà effectif dans de nombreuses collectivités. Il permet à ces dernières de disposer d’un cahier des charges correspondant à leurs besoins, ce qui est d’une importance capitale pour elles si elles veulent ensuite s’adresser à des prestataires informatiques ou à des centrales d’achat dans un domaine par nature très technique. Ce conseil sera désormais systématiquement corrélé avec l’offre de sécurité informatique proposée par le CDG 47. Ainsi, les collectivités seront sensibilisées sur l’importance de lier les deux démarches quand elles souhaitent les mettre en œuvre.
Enfin, s’agissant de la cotisation annuelle de base, a été introduite une tranche pour les communes de plus de 10.000 habitants et les EPCI plus de 120 agents. Cette tranche sera fusionnée avec celle jusqu’ici spécifique aux collectivités non affiliées (2.735 euros).
